El valor de los sistemas de información MIS

Las exigencias de una impresión a tiempo, con plazos más cortos y procesos simultáneos, son sólo unos de los pocos retos que tienen impacto en la industria flexo. El plan de negocios de hoy en día, más que nunca, debe incluir una sólida gestión de principio a fin, para asegurar el máximo desempeño y rentabilidad. Tal como la flexografía ya no es comparable a los sellos de caucho, la administración no puede ser sólo una simple hoja de cálculo.

Este artículo analiza los tres factores críticos en el desarrollo de una estrategia decisiva de sistemas de gestión de información, MIS (Management Information Systems).

Si se ingresa “basura”, se saca “basura”
No hay nada definitivamente más devastador que la introducción de mala información dentro del proceso de producción, y no existe mayor oportunidad para esto que la transferencia de datos de una parte a otra. Desde la recolección de la información de especificaciones para la creación del plan de trabajo hasta la comunicación de ese plan a producción, la información perdida, demorada o malinterpretada puede consumir rápidamente su potencial de ganancia.

Por ejemplo, muchos negocios aún utilizan una transferencia de datos manuscritos entre el vendedor y el equipo de presupuesto o el de planeación, y muchos de los que utilizan una especificación generada por computador, simplemente no tienen un vínculo entre las especificaciones y su sistema de manejo de datos. Un sistema MIS fuerte elimina esta transferencia manual de datos al ofrecer un mayor grado de precisión y comprobación de la información recogida.

Las soluciones actuales, por ejemplo, utilizan una aplicación web integrada basada en el cliente, para verificar que toda la información requerida se recolecta y comunica sin errores de transición. La información se pasa rápidamente y de modo perfecto dentro del sistema de gestión, y se usa como fundamento para los procesos de presupuesto y planeación.

Los cambios se rastrean dentro del mismo plan de trabajo, se asegura la información más exacta y se eliminan las demoras y los costos adicionales relacionados con un manejo deficiente de la información. Además del obvio impacto de fondo, las especificaciones más precisas y un rápido proceso de servicio de envío también pueden aumentar el grado de confianza de su cliente y sus oportunidades de recibir trabajos.

Mientras la competencia se dedica a recolectar o valorar la información, usted ya está presentando una cotización basada en un detallado plan de producción.

Construir los puentes
Pregúntele a cualquier empleado de producción cuál sistema de gestión usa su empresa. Si no le puede contestar, hay una alta probabilidad de que su equipo de gestión y su equipo de producción estén viviendo en islas separadas. El costo de funcionamiento es más elevado cuando se trata de islas. Un buen MIS elimina las islas de información, además de construir un sólido puente de comunicación de doble vía entre la administración y la producción. Este puente reparte la información a la gente que la necesite. Igualmente importante es el hecho de que un buen MIS hace que todos se integren y marchen en una misma dirección.

El equipo administrativo no puede construir un buen plan de producción sin una sólida comprensión de las posibilidades y restricciones a las que el equipo de producción debe enfrentarse. Así mismo, el equipo de producción debe suministrar una información precisa sobre la ejecución del proceso para ayudar al equipo administrativo en los procesos de programación, cálculo de costos y facturación. El viejo método análogo de fijar avisos de trabajo sobre un tablero y de escribir la información de producción en una orden de trabajo o tarjeta de registro de trabajo, no puede soportar el vertiginoso mundo digital en el que usted debe hacer marchar su negocio.

ESCENARIO TÍPICO DE TRABAJO APOYADO POR UN MIS FUERTE

Las especificaciones de trabajo son recolectadas por un vendedor y entregadas a la empresa por medio de una conexión a Internet.

La especificación es usada por el sistema de administración para crear un plan de producción y un presupuesto basado en ese plan.

El presupuesto se entrega electrónicamente al vendedor y al cliente.

Cuando se recibe el trabajo, el mismo plan (con cualquier cambio sometido a consideración por ventas o por el cliente) se usa para generar órdenes de compra, una programación de producción y un documento electrónico de trabajo.

El trabajo se entrega a producción en una lista de ejecución de tareas que toma en cuenta las prioridades de las entregas, los requerimientos de producción y el volumen de trabajo.

La información de producción es actualizada en tiempo real a medida que el trabajo avanza.

En la empresa, cada uno puede consultar el estado del trabajo, así como tener una visión real del trabajo que ha sido completado y del trabajo en proceso en cada momento.

Las notas de producción, de ventas y del representante de servicio al cliente (CSR,Customer Service Representative) son ingresadas y almacenadas en una sencilla base de datos, accesible para cualquiera que esté interesado en este pedido.

Una vez se termine el trabajo, el historial del pedido apoya los procesos de cálculo de costos, estimación de costos y facturación, así como cualquier análisis de los equipos de planeación, producción o ventas.

Signos de inteligencia
Existe una gran diferencia entre la capacidad de una hoja de cálculo para sumar columnas, y la de un programa para analizar una situación, con el apoyo que da la información a su trabajo, la cual es necesaria al tomar decisiones importantes. Por esto usted siempre debe buscar signos de inteligencia en el software que selecciona para poner a funcionar su negocio. Por tal razón, las soluciones autónomas sencillamente no tienen éxito.

Un sistema de presupuestos que no tenga relación con su software de planeación y fijación de costos no puede utilizarse para analizar la precisión del proceso de presupuesto. Igualmente, un sistema de programación que no esté relacionado con su sistema de recolección de datos de planeación y del taller, no puede optimizar la utilización de los recursos, aumentando el uso de la capacidad total mientras se eliminan costos. No sorprende que muchas empresas planeen un margen de estimación de 10% a 15% y sólo realicen 1% o 2% al final del proceso de producción.

Es notable que muchos de los negocios mejor manejados ejecuten consistentemente lo que fue planeado.  El concepto es sencillo: la razón por la cual invitamos a los líderes del departamento a todas las reuniones corporativas, es que funcionamos mejor cuando tenemos la retroalimentación de todos los departamentos sobre el impacto de las decisiones que tomamos. Un MIS integrado funciona con el mismo principio: el que a la gente se le dé importancia y retroalimentación tiene como resultado un mayor control y unas decisiones más rentables.

Un buen módulo de programación MIS utiliza el plan de trabajo para crear un plan de programación. El proceso considera las operaciones individuales requeridas para la entrega del trabajo, al tiempo que analiza el compromiso de la fecha de entrega del trabajo. Ni sorprende ni es diferente de la mayoría de los sistemas manuales. Pero simultáneamente, el módulo estudia las mismas características de las operaciones clave del trabajo y las compara con, virtualmente, cualquier otro trabajo y operación de producción. Crea así una programación basada en los requerimientos y características de trabajo, secuenciando los trabajos cuando sea posible reducir los costos de producción y aumentar la utilización de la capacidad total. Se entrega entonces una lista de ejecución de tareas en cada estación de trabajo, que señala una programación óptima de la actividad. A medida que el trabajo se completa, el mismo sistema recibe actualizaciones en tiempo real desde el sistema de recolección de datos del taller, suministrando una retroalimentación decisiva para la siguiente previsión de la programación. Este manejo dinámico es virtualmente imposible de duplicar en un sistema manual o sin conexión.

Un buen sistema MIS puede desempeñar un papel importante en el éxito de su equipo de contabilidad, pero si usted se detiene ahí, probablemente pierda por lo menos 90% del potencial del sistema para mejorar la rentabilidad. Su MIS tiene un papel significativo en casi todos los aspectos de su trabajo, desde la adquisición de datos para la planeación, hasta la producción y el análisis. Su capacidad de recolectar, organizar y presentar información puede hacer la diferencia entre sobrevivir y prosperar en el ambiente de competencia de las empresas de hoy.