Un nuevo concepto en la integración de flujos de trabajo

El mundo vive hoy una era informática, y en el tránsito hasta este punto nos hemos valido del software para muchos y diversos propósitos. Las aplicaciones de software han sido un recurso estratégico para el manejo lógico de múltiples actividades; en el campo empresarial han demostrado su gran potencial como herramienta administrativa y de negocios; y han sido para el conocimiento un gran vehículo para la transmisión de la ciencia y la cultura. De otra parte, la llegada de Internet y el desarrollo informático han convertido a la información en un bien de consumo masivo que responde a las necesidades tanto básicas como complejas en los ámbitos domésticos y profesionales. La disponibilidad a punto de información estratégica y táctica y su rápido procesamiento y reducción por aplicaciones informáticas para la toma de decisiones se han convertido en factores esenciales para sobresalir en mercados altamente competitivos.

En el campo específico de las actividades productivas, no se concibe actualmente una operación que no integre el uso de software para la planeación de los recursos empresariales y de los procesos de manufactura.Para cada industria y segmento existen hoy soluciones que responden a las necesidades que tienen los empresarios de optimizar la producción, aumentar la calidad, reducir los costos y, en última instancia, mejorar el desempeño, la competitividad y el rendimiento económico.

Es, sin embargo, difícil encontrar en el mercado soluciones de software que se adapten por completo a las características particulares de una unidad empresarial. En el caso específico de los empaques, la impresión y la conversión, el amplio número de materiales, procesos y variables involucrados dificulta aún más el que dentro de la oferta tradicional se encuentren aplicaciones ajustadas a las exigencias de esta industria. Una respuesta a estos requerimientos particulares surge hoy de la mano de un empresario colombiano que trabaja desde uno de los polos principales de desarrollo e investigación en alta tecnología, el Research Triangle Park (RTP), en el estado de Carolina del Norte, en Estados Unidos.

Soluciones a la medida

Jorge Phillips, científico en computación con estudios en el Instituto de Tecnología de Massachusetts (MIT) y doctorado en la Universidad de Stanford en California, es el Presidente y uno de los fundadores de intraFLEX Inc., una compañía que nace en Chicago en 2004 con la misión de ofrecer servicios de software por suscripción a la industria del empaque, la impresión y la conversión, para proveer a sus usuarios con un conjunto completo de aplicaciones de planeación de recursos empresariales y de manufactura, especialmente diseñado para las necesidades del sector.

En el desarrollo de sus servicios de software la compañía contó con la estrecha asesoría y revisión de los productos por parte de convertidores y empresas de impresión flexográfica, que han contribuido con su experiencia y conocimiento del medio a garantizar el cubrimiento de todos los aspectos inherentes a la industria. Según Jorge Phillips, “…partimos del cliente para la evolución de nuestros servicios, la cual está guiada directamente por nuestra comunidad de usuarios. Para ello proveemos foros en los cuales los usuarios proponen y discuten nuevas funcionalidades de intraFLEX, y podemos afirmar que al menos un 30% de la funcionalidad de cada actualización de nuestras soluciones es definida por nuestros clientes”.

Las soluciones de intraFLEX consultan la realidad de cada empresa y, para el escenario de los países latinoamericanos, responden a una característica muy común en la producción de la industria: “A diferencia de las empresas estadounidenses, las convertidoras en América Latina tienen una producción mucho más integrada. Esto hace más complejo todo su proceso, y exige una logística y una integración de la cadena de suministro muy organizada. Esta particularidad es la que respalda el uso de los servicios de software de intraFLEX”, afirma Phillips. El software ofrecido por esta empresa cubre toda la gama de de la cadena de suministro, incluyendo desde la adquisición de contactos para las ventas hasta la entrega del producto terminado a los clientes.

Una visión innovadora
Además del amplio cubrimiento de procesos y operaciones para las industrias de empaque, impresión y conversión, las soluciones de intraFLEX se caracterizan por un nuevo enfoque frente a la oferta tradicional de paquetes de software disponibles en el mercado. El concepto fundamental es transformar el concepto de software como un producto que los clientes compran por unidades e instalan, mantienen y mejoran, a uno que represente un servicio de manejo de información al que se accede a través de la red global de comunicaciones yel Internet.

Basado en tecnología de punta para el desarrollo de aplicaciones, el software de la empresa se ofrece bajo la modalidad de suscripción, lo que asegura para el usuario mayor disponibilidad, flexibilidad de crecimiento, precisión, seguridad, y economía. El concepto de servicio de software de intraFLEX representa para los suscriptores una mayor facilidad de uso y un nuevo concepto aplicativo ajustado a las cambiantes condiciones del entorno. “El costo del software en paquetes puede representar una inversión muy alta para las empresas. ¿Qué pasa si conseguimos las aplicaciones de la misma manera que recibimos la electricidad o el agua que llega a nuestras casas? A uno lo que le importa como usuario es que al abrir el grifo salga agua, o al encender la lámpara que ilumine. Igualmente, lo que le importa con un servicio de software es que al acceder el servicio inmediatamente tenga a mano toda la información que necesita sin preocuparse de qué, cómo y dónde se procesa. Creo que podemos empezar a concebir al servicio de software en el siglo XXI como algo análogo a un servicio público domiciliario”, asegura Phillips.

intraFLEX realiza con los clientes un acompañamiento previo a la suscripción, que comprende una evaluación gratuita de los procesos del negocio para determinar las características de la solución necesaria. De este análisis se desprende el conocimiento sobre la mejor manera en que la compañía puede responder a las necesidades de la empresa del cliente, los requerimientos para lograr una implementación exitosa del servicio, así como el tiempo necesario para su puesta en funcionamiento. Una vez el cliente se convierte en suscriptor de intraFLEX, se adelanta un programa de capacitación para facilitar el acceso y el aprovechamiento total de los servicios ofrecidos. El diseño del software es altamente amigable, y en él se han utilizado las últimas tecnologías en interfase de usuario. “Nuestros clientes sienten que están usando una aplicación tradicional en su computador, y no que están navegando en un sitio Web”, asegura Phillips.

Flexibilidad ante todo
El papel pionero de intraFLEX Inc. como proveedor de software por suscripción basado en navegación en Internet, destaca a la empresa dentro del escenario mundial y diferencia suoferta de la manera tradicional como la industria informática ha respondido a los sectores de empaque, impresión y conversión.

Las ventajas evidentes para los clientes comprenden una variada gama de áreas. En primer lugar, al ser un servicio y no un paquete, el software de intraFLEX nunca perderá vigencia para sus usuarios y contará siempre con actualizaciones automáticas que no requieren inversión de recursos en tiempo, hardware o software de su parte. Esto se traduce en un ahorro significativo de dinero ya que la implementación de intraFLEX en una empresa no representa un gasto de capital sino uno operativo. De otra parte, el costo total agregado para usar intraFLEX es significativamente menor que el de software tradicional, ya que las tarifas de suscripción incluyen los costos de todas las licencias, el mantenimiento anual, el respaldo técnico, tecnologías de seguridad y protección de información, la corrección y depuración de errores aplicativos, y los costos por mejoras y nuevas versiones de software. Esta cualidad permite a las empresas orientar su inversión hacia aspectos centrales de su operación y aumenta su capacidad de endeudamiento para invertir en equipo de capital.

La estabilidad de la solución de intraFLEX está garantizada por el uso de una base única de código fuente, y las mejoras que se le aplican son inmediatamente accesibles para todos los clientes. A esto se suma un respaldo técnico ágil mediante respuestas inmediatas que tienen un efecto muy positivo para el conjunto de usuarios. “Cuando ha sido expresamente autorizado por el usuario, el personal de soporte técnico de intraFLEX puede acceder directamente y de manera remota a la configuración que usa el mismo para identificar y arreglar cualquier problema que ocurra, con una modificación directa a la base de código fuente hecha en tiempo real. La identificación y arreglo de un problema para un cliente específico tiene un impacto positivo inmediato para todos los demás usuarios del servicio, puesto que un problema de un usuario puede ser identificado y arreglado para todos los usuarios sin que todavía haya sido experimentado por otros”, anota Phillips.

La utilización del software de intraFLEX podría compararse con la facilidad con que disfruta un usuario un servicio público domiciliario. Dado que no es necesario instalar ninguna aplicación en los computadores de la empresa –ya que se accede al software a través de Internet– , la puesta en marcha puede ser inmediata. Adicionalmente, intraFLEX garantiza la seguridad de la información de los usuarios mediante servicios de copias diarias de respaldo almacenadas remotamente, recuperación de datos después de eventos catastróficos, y el uso de operaciones de tecnología informática con certificación SAS 70, la certificación más alta en uso en Estados Unidos para garantizar seguridad de acceso y almacenamiento de información crítica de sectores particularmente sensibles, como los más grandes bancos y entidades financieras. Todas estas ventajas están incluidas en la suscripción al servicio.

Los servicios de Intraflex se ajustan a las necesidades de cada compañía, y la información de cada una de éstas está contenida en bases de datos altamente protegidas, que se manejan a través de un servidor específico y único para cada cliente. “En otras palabras”, explica Phillips, “lo que se tiene es un procesador de información para la empresa al cual el cliente se conecta de forma altamente segura y para el que se cuenta con protección ante cualquier clase de intrusión”. De igual manera, por su naturaleza basada en redes de extranet e Internet, los usuarios tienen acceso a su información en cualquier momento y desde cualquier lugar, con las ventajas competitivas que esto representa frente a los usuarios de aplicaciones fijas, en términos de tener acceso inmediato a la información necesaria para la toma de decisiones y el control y mejora de rendimiento operativo y financiero.

Respuesta a los desafíos
En un escenario de márgenes de utilidades cada vez más estrechos, la capacidad de los convertidores para atender a sus clientes, programar eficientemente las tareas, y producir con calidad y control efectivo de los costos son factores esenciales para su competitividad. La creación de valor en este contexto requiere de soluciones que contribuyan a establecer con coherencia los flujos de trabajo y la planeación de los recursos empresariales y de manufactura. Estas respuestas son las que ofrece intraFLEX con su servicio de software por suscripción. Para los empresarios latinoamericanos, la presencia de intraFLEX en el mercado abre las puertas para una nueva manera de obtener mayor rendimiento en sus trabajos y lograr una mayor precisión en la toma de decisiones. “Nuestro servicio representa un hito en la industria porque reduce el costo total de operación; por haber sido creado especialmente para los productores de empaques, impresores y convertidores; y por ser definido por personas que están en la industria y conocen la manera de dar respuesta a las necesidades específicas de la misma”, concluye Jorge Phillips, Presidente y fundador de intraFLEX Inc.

De principio a fin
El cubrimiento de las soluciones de software de intraFLEXcomprende las industrias de empaque flexible y operaciones como las de recubrimiento, corte, extrusión de película por burbuja, laminación por extrusión, y fabricación de etiquetas en rollos, entre otras más. Los servicios ofrecidos incluyen además áreas como las de materias primas, productos terminados y producto en proceso, para tareas tan específicas como automatización de la fuerza de ventas, manejo de relaciones con clientes y proveedores, estimativos de costos estándar para apoyo de ventas, manejo de órdenes de compra, órdenes de trabajo/producción, planeación de producción, manejo de inventarios de ítems, manejo de facturas y órdenes de compra a proveedores, manejo de planta y de costos de producción, inventarios de herramienta, embalaje y terminado, transporte y fletes, y control de calidad, entre otros.