Cómo gestionar proyectos de innovación y desarrollo de empaques

Cómo gestionar proyectos de innovación y desarrollo de empaques

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La industria de productos de consumo masivo, especialmente alimentos, bebidas, artículos para aseo del hogar, de cuidado personal, medicamentos y equipos electrónicos, enfrenta nuevos retos de competitividad, en un entorno globalizado que exige diferenciación y productos atractivos a los ojos y mentes de unos consumidores cada vez mejor informados.

Este escenario ha obligado a las empresas a integrar en el diseño y el desarrollo de sus empaques una mayor capacidad creativa, innovación y agilidad, para explorar nuevas formas, diseños, funcionalidades, materiales y tecnologías que permitan colocar ágilmente en el mercado empaques ganadores a un costo competitivo y superando las expectativas de los consumidores.

Un trabajo conjunto
Desarrollar este tipo de empaques implica un conjunto de actividades realizadas por un equipo humano interdisciplinario, con personal interno y externo, como proveedores de servicios, materiales o tecnologías. Lograr este propósito de una manera ágil y ordenada requiere que la gestión de proyectos se considere como una disciplina necesaria para establecer, controlar y asegurar las diferentes etapas del proceso, así como la asignación  de los recursos financieros y humanos necesarios para su cumplimiento en el tiempo.

Algunas características de un proyecto de desarrollo de empaques son:

  • Involucra gente (equipos interdisciplinarios internos y/o externos) que pueden o no ser asignados de manera temporal.
  • Por su complejidad y multiplicidad de frentes tiene que planearse en sus diferentes actividades y tareas, incluyendo los responsables de su ejecución.
  • Utiliza recursos tanto humanos como materiales y requieren de un presupuesto.
  • Requiere una evaluación financiera, cuyos criterios y alcances deben ser definidos desde el comienzo para definir su viabilidad comercial.
  • Tienen un marco de tiempo, con fechas de comienzo, puntos de control y finalización.
  • Difiere del trabajo normal, tiene un entregable concreto (en este caso particular, un empaque).
  • Exige inversiones en tecnología, materiales, infraestructura y/o servicios.
  • Tiene un flujo de trabajo para realizar las diferentes actividades, sincronizando las tareas, el manejo de la información y la interacción de los diferentes actores y áreas.
  • Necesita de un líder que los dirija, convoque, asegure un óptimo trabajo en equipo para lograr su cumplimiento en el tiempo y  con recursos asignados.

Existen diversas metodologías y herramientas informáticas en el mercado que facilitan la gestión y el control de proyectos. Estos instrumentos enfatizan la necesidad de definir una serie de etapas en las que se debe dividir el proyecto, y asignar los recursos y personas responsables. Estas etapas pueden programarse como una combinación de secuencias en serie o en paralelo (dependiendo si las actividades exigen resultados que dependan de actividades precedentes) para buscar agilizar su culminación dentro de los tiempos establecidos.

La elección de un modelo
Antes de la etapa de organización de las actividades que componen un proyecto de empaques dentro de cualquiera de las metodologías y/o herramientas de control y seguimiento que existen, es muy importante definir al interior de las empresas un modelo o procedimiento de trabajo para cada tipo de empaque que se requiera.

Tal modelo debe adaptarse a la estructura organizacional, a su cultura y a las capacidades particulares de la empresa, y en él se definen el modelo, las fases, las etapas, las actividades y las tareas; igualmente, establece la interrelación de las diferentes áreas y/o funciones, y facilita la designación de las áreas y los responsables de las actividades, los puntos de decisión, los niveles de aprobación y los entregables. Idealmente debe definirse un modelo patrón y a partir de este tener diferentes variaciones, dependiendo del tipo de proyectos de empaque a realizar. Entre los modelos de proyectos de desarrollo de un empaque podemos mencionar:

  • Nuevo empaque con tecnologías existentes en la empresa (relacionado con un nuevo producto o una extensión de la línea de un producto ya existente).
  • Nuevo empaque con plataformas tecnológicas nuevas (lo que implica inversión y adquisición de equipos y puede estar relacionado con un nuevo producto o una extensión de la línea de un producto ya existente).
  • Modificación de empaques existentes (formas) con tecnologías existentes en la empresa, que representa un cambio ante los ojos del consumidor final.
  • Modificación de empaques existentes (materiales) con tecnologías existentes en la empresa, que representa un cambio ante los ojos del consumidor final.
  • Mejoramiento continuo de empaques existentes, buscando una reducción en costos o un aumento de productividad, sin cambios perceptibles para el consumidor final.

Este modelo, y sus variaciones, dependiendo del tipo de proyecto, es fundamental cuando se emprenden en las empresas la realización de proyectos de empaque como un frente de trabajo frecuente, repetitivo y que hace parte del desarrollo normal de la operación. Con él se facilita la implementación de los proyectos para su adecuada gestión y control, alineando los recursos y funciones requeridos para su ejecución.

A su vez, es muy importante mantener el modelo como un proceso dinámico y flexible que se alinee con los cambios internos y con el mejoramiento de la productividad de la organización. La ausencia de un modelo o procedimiento por lo general crea desgastes organizacionales, imprecisiones en la asignación de las responsabilidades, errores y, usualmente, retrasos y sobrecostos en la ejecución de los proyectos.

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